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货物验收流程


编号

流程步骤

责任部门岗位

流程步骤描述

输出文档

C01

广东海洋大学制定了《广东海洋大学货物申购与验收办法》,阐述了货物验收流程,旨在完善资产购置程序,规范学校采购工作,保障购置资产质量,用好办学资金。

流程开始。

01

提出验收申请

供货商

供应商完成供货后,填写《广东海洋大学货物验收申请表》及提供参加验收人员的授权委托书,交招标与采购中心审核。

EF01

《广东海洋大学货物验收申请表》

EF02

《授权委托书》

02

审核

招标与采购中心

C02

招标与采购中心对供应商提交的时申请材料进行审核,审核通过后将《广东海洋大学货物购置申请表》、合同、《广东海洋大学货物验收申请表》及供应商参加验收人员的授权委托书等材料转使用部门进行预验收。

EF03

《广东海洋大学货物购置申请表》

EF04

《合同》

03

进行预验收并上报资产与实验室管理处

使用部门

C03

使用部门应于货物到货前准备好安装运行条件,及时完成预验收。预验收通过后,使用部门在验收申请表上签署意见,将以上材料及《广东海洋大学货物验收报告单》转资产与实验室管理处。

EF05

《广东海洋大学货物验收报告单》

04

审核

资产与实验室管理处

C04

资产与实验室管理处对上交材料进行审核,主要关注材料是否完整,预验收情况是否合理等。

若固定资产批量不足10万元或单台(套)设备不足5万元,转至步骤05

若固定资产批量10万元以上不足50万元,或单台(套)设备5万元以上不足10万元,转至步骤06

若固定资产批量价格50万元以上或单台(套)设备10万元以上,转至步骤07

05

预验收结果可作为验收结果

使用部门

使用部门组织验收,预验收结果可作为验收结果。验收应严格按照货物采购合同、招标和投标文件等进行。后转至步骤09

06

组织使用部门进行验收

资产与实验室管理处

C05

资产与实验室管理处组织使用部门进行验收。验收应严格按照货物采购合同、招标和投标文件等进行。后转至步骤08

EF05

《仪器设备资产现场验收记录表》

07

进行验收

验收小组

C06

资产与实验室管理处牵头、使用部门、审计处组成验收小组进行验收,必要时,邀请相关技术人员参加。验收应严格按照货物采购合同、招标和投标文件等进行。

EF05

《仪器设备资产现场验收记录表》

08

验收结果网站公示

资产与实验室管理处、验收小组

通过资产与实验室管理处、验收小组组织验收的,验收合格的货物采购项目,验收结果必须在学校网站公示3个工作日。验收结果公示通过后方可将验收材料提供给供应商。

09

形成验收报告

使用部门、资产与实验室管理处、验收小组

验收合格的货物采购项目,做出“验收通过”的验收结论,形成验收报告;验收时发现货物数量、配置、产地及主要、关键性技术参数等与合同不一致时,视情况分别做出“验收不合格,限期内整改后再次组织验收”或者“验收不合格”的验收结论。由参与验收的供应商代表、学校人员签字并加盖学校参与验收的单位(部门)公章。

EF06

《验收报告》

10

办理新增入库、资产登记

使用部门

验收合格的货物采购项目,使用部门应在合同约定时间内办理新增资产入库、固定资产登记手续,办理完成后将验收材料送资产与实验室管理处。

11

审核

资产与实验室管理处

C07

资产与实验室管理处审核并将验收材料转给招标与采购中心。

12

办理结算手续

招标与采购中心

招标与采购中心牵头组织办理结算手续。

13

货款支付等账务处理工作

财务处

财务处完成相应的货款支付等账务处理工作。

流程结束。