为了规范学校的固定资产管理，确保《广东海洋大学固定资产管理系统》（以下简称系统）正常运行，根据系统管理的特点及要求，结合我校固定资产管理的实际情况，制定本操作规程。

一、原始数据录入

经全校性清产核资汇总、整理的固定资产数据，由各使用部门的资产管理员按照教育部的固定资产十六大分类填写“分类号”和“分类名称”，经学校清产核资办公室审核，核查原始数据的必填信息项是否完整，必填信息项填写完整后，选择原始数据录入。

第一步：资产管理处的资产管理员进入本系统，利用原始数据录入功能进行录入，也可以利用资产登记表的电子文档数据整体导入；

第二步：资产管理处的资产管理员打印固定资产卡片和条码标签；

第三步：资产管理处将打印好的资产卡片和条码标签发给使用部门，并办理签字手续；

第四步：使用部门将条码标签粘贴到对应的每件固定资产上，并将资产卡片保管好。

二、集中采购方式增加固定资产

第一步：归口管理部门的资产管理人员进入本系统，利用固定资产增加功能增加《固定资产验收单》，填写相应信息项；

第二步：资产归口管理部门的资产管理员利用资产分配功能，按领（使）用单位将集中采购的验收单分成若干张验收单，分配到各领用部门；

第三步：使用部门的资产管理员根据资产归口管理部门分配的验收单填写使用人、存放地点等缺少信息项，并生成资产卡片；

第四步：使用部门的资产管理员填写资产卡片；

第五步：使用部门的资产管理员将验收单及资产卡片从网上提交资产归口管理部门审核；

第六步：资产归口管理部门的固定资产审核员审核验收单及资产卡片，同时资产管理处的资产管理员在网上检查、监督验收单的资产信息项是否完整和正确。如果审核不通过，返回第三步；如果审核通过，由资产归口管理部门组织人员验收，并在验收单上签字（验收单1式4份，其中使用部门、资产归口管理部门、资产管理处、财务处各留存1份）；验收后由资产归口管理部门打印条码标签并分发给各使用部门，使用部门将条码标签粘贴到对应的每件固定资产上；

第七步：财务处的固定资产财务审核员从网上审核验收单及资产卡片有关内容是否符合财务规定。固定资产财务审核员根据会计人员办理报销手续时在验收单的第三联记录的入帐日期、凭证号，按系统的提示填写入帐日期、凭证号等信息项，办理在验收单上签字等相关手续，并将验收单的第三联每月转给资产管理处存档；

第八步：使用部门的资产管理员打印资产卡片并存档；利用查询、账、表等功能，查询各种信息，打印账表。

三、非集中采购方式增加固定资产

第一步：使用部门的资产管理员完整填写《固定资产验收单》，并生成资产卡片；

第二步：使用部门的资产管理员填写资产卡片；

第三步：使用部门的资产管理员将验收单及资产卡片从网上提交资产归口管理部门审核；

第四步：资产归口管理部门的固定资产审核员审核验收单及资产卡片，同时资产管理处的资产管理员在网上检查、监督验收单的资产信息项是否完整和正确。如果审核不通过，返回第一步；如果审核通过，由资产归口管理部门打印验收单和条码标签，并办理在验收单上签字等相关手续（验收单1式4份，其中使用部门、资产归口管理部门、资产管理处、财务处各留存1份）；资产归口管理部门将打印的条码标签分发给使用部门，使用部门将条码标签粘贴到对应的每件固定资产上；

第五步：财务处在网上审核验收单及资产卡片。固定资产财务审核员根据会计人员办理报销手续时在验收单的第三联记录的入帐日期、凭证号，按系统的提示填写入帐日期、凭证号等信息项，办理在验收单上签字等相关手续，并将验收单的第三联每月转给资产管理处存档；

第六步：使用部门的资产管理员打印资产卡片并存档；利用查询、账、表等功能，查询各种信息，打印账表。

四、资产变动程序

资产变动是使用部门在使用资产过程中需要对固定资产（除图书外）的使用单位、使用方向、存放地点、现状、单价等信息项进行的变动。

第一步：使用部门的资产管理员填写变动报告单，从网上提交资产归口管理部门审核；

第二步：资产归口管理部门的固定资产审核员审核变动报告单，同时资产管理处的资产管理员在网上检查、监督变动报告单的资产信息项是否完整和正确。如果审核不通过，返回第一步；如果审核通过，由归口管理部门打印变动报告单并办理在变动报告单上签字等相关手续（变动报告单1式4份，其中使用部门、资产归口管理部门、资产管理处、财务处各留存1份）；

第三步：涉及到固定资产的单价变动，固定资产财务审核员根据会计人员办理记账手续时在变动报告单的第三联记录的入帐日期、凭证号，按系统的提示填写入帐日期、凭证号等信息项，办理在变动报告单上签字等相关手续，并将变动报告单的第三联每月转给资产管理处存档；

第四步：使用部门对要变动固定资产进行变动，并办理资产的交接手续；利用查询、账、表等功能，查询各种信息，打印账表。

五、资产处置程序

资产处置是使用部门需要对其占有、使用的固定资产进行调拨、报废、报损和出售等行为。

第一步：使用部门的资产管理员填写处置报告单，从网上提交资产归口管理部门审核；

第二步：资产归口管理部门的固定资产审核员审核处置报告单，同时资产管理处的资产管理员在网上检查、监督处置报告单的资产信息项是否完整和正确。如果审核不通过，返回第一步；如果审核通过，由资产归口管理部门打印处置报告单并组织有关部门鉴定，办理在处置报告单上签字等相关手续（处置单1式4份，其中使用部门、资产归口管理部门、资产管理处、财务处各留存1份）；

第三步：资产管理处向上级主管部门办理报批手续；

第四步：上级主管部门审批后，财务处的固定资产财务审核员在网上审核处置报告单，根据会计人员办理销账手续时在处置报告单的第三联记录的入帐日期、凭证号，按系统的提示填写入帐日期、凭证号等信息项，办理在处置报告单上签字等相关手续，并将处置报告单的第三联每月转给资产管理处存档；

第五步：利用查询、账、表等功能，查询各种信息，打印账表。

六、填写格式

（一）验收单填写说明

1、资产名称：应按照固定资产的标准名称或根据仪器设备面板上的出厂标牌所标注的全称填写，否则，可按发票名称或常用名称填写，本项目最多10个汉字，不能为空项。

例：办公桌建议填写板台、微机桌、写字台等。

2、资产分类：高校固定资产的分类必须按照国家教育部高等教育司编写的《高等学校固定资产分类及编码》（2000年第三版）进行分类。资产分类号尽可能划分准确到位，除11大类（图书）外，不能直接选用一级分类号。对于同一分类号不同资产名称选择要正确，对于个别确实无法按照有关规定明细类别的资产可以选择上一级分类。

自制的固定资产按照资产的自然属性归类，确属无法归类的，若目录中没有，则在二级编码以下填“00”。

例：各类计算机软件的分类号统一设为：05010700

3、型号：是识别和确定资产品种的基本标识。应当以产品说明书上的内容或产品上的厂家标牌所标注的内容为准（例：超越E350），如果两者皆无，应以“﹡”号代替，不能为空项。

4、规格：是规定资产的大小或主要技术参数的指标，应当以产品说明书上的内容或产品上的厂家标牌所标注的内容为准，如果两者皆无，应以“﹡”号代替，不能为空项。

例：计算机的规格应注明主机的CPU主频、硬盘容量、内存容量、光驱类型、显示器类型（如P4 2.8G/256MDDR/80G/CD/17″纯平）。

例：办公桌的规格应填写长*宽，以毫米为单位。

例：橱柜一般填写高*宽*厚，以毫米为单位。

例：打印机要注明激光、喷墨、针式或一体机。

5、生产厂家：按照厂家标牌或说明书填写，国产产品用汉字填写，进口产品可以填写英文名或译名，如确实无法查实，可以填写销售商名称。

6、出厂编号：是厂家标注在产品上的唯一编号，查不到出厂号可以用“﹡”号代替，也可以为空项。

7、单价：表示某一资产（不包括所属附件）的总金额（人民币），以元为单位，保留2位小数，进口固定资产按当日汇率折算成人民币价格。

8、经费来源：按照国家教育部高等教育司编写的《高等学校固定资产分类及编码》（2000年第三版）有关分类选择。（见附件2：常用代码对照表）

9、资产来源：按照国家教育部高等教育司编写的《高等学校固定资产分类及编码》（2000年第三版）有关分类选择。（见附件2：常用代码对照表）

10、销售商：外购产品必须注明与发票一致的销售商名称。

11、经手人：填写使用单位资产管理员名字。

12、出厂日期：按厂家标牌或合格证上的日期填写，如果查不到出厂日期则从购置日期向前推，本项目为日期类型，填写格式如“2000-01-01”或“2000.01.01”，月、日不能出现“00”字样。本项目不能为空。

以下项目凡属日期类型的，依据上述格式。

13、购置日期：一般应填写发票开票日期，本项目为日期类型，不能为空。

14、货到日期：填写介于购置日期和验收日期之间的时间，本项目为日期类型，不能为空。

15、验收日期：填写当前填写验收单的日期，本项目为日期类型，不能为空。

16、验收单编号：是由系统自动分配给某一验收单的唯一编号，不能为空，本项目为9字节。

17、其他信息项按规定要求填写。

（二）资产卡片填写说明

1、资产编号：是由系统自动分配给某一资产的唯一编号，不能为空，本项目为9字节。

2、资产名称、型号、规格、出厂编号、单价、经费来源、生产厂家、销售商、出厂日期的填写格式与验收单相应内容的填写格式一致。

3、参考单据号：一律填写发票号。

4、使用方向：按照国家教育部高等教育司编写的《高等学校固定资产分类及编码》（2000年第三版）有关分类选择（见附件2：常用代码对照表），其中教学、教辅单位可以填写“使用方向”中的“1、教学”、“2、科研”，非教学单位不能填入这两项。

5、使用人：该项目通过系统选择目前使用或管理某项资产的职工姓名，不能为空。

6、使用单位：是指对资产具有使用、管理权的基层，表示资产目前所在或被管辖的单位，例如院、系、所、实验室、行政单位等基层单位。

7、调转入日期：由单位内部调动、或由外部调入资产的日期，应填写办理资产交接手续的日期。

8、现状：表示该项资产当前的现状，按照国家教育部高等教育司编写的《高等学校固定资产分类及编码》（2000年第三版）有关分类选择（见附件2：常用代码对照表），其中“降档”是指经资产管理处批准并办理相应财务手续允许降档使用的精密贵重仪器设备。

（三）附件填写说明

1、附件一般是指与主机配套使用、只作为主机的一个部件的资产，附件离开主机就不再是一项完整的固定资产。

2、附件编号：本项目13字节，其中前10位应当与主机资产编号相同，后3位为附件序号。

3、附件的其他信息项的填写要求与主机相应内容一致。

4、附件分类号建议与主件分类号的大类一致

七、有关说明

1、在建工程待完工并经验收或鉴定合格后，按工程结算的实际造价再将总价值转为固定资产记账；同时按规定办理房屋产权登记。

2、购置固定资产手续费、运费等与主机价钱在一张发票上的应统算作货款，若手续费、运费等与主机价钱不在同一张发票上的，其手续费、运费等作为业务费支出，不计算在货款内；固定资产的调试费、安装费应统算作货款。

3、由多种经费支出购置同一项资产时，以支出份额最大的经费来源填写“经费”栏目，共他经费来源须在注释中详细说明。

4、所购置的固定资产在到货验收合格后应当及时办理完固定资产登记建账手续。

5、属于临时使用的资产，由购置单位经手人持科研合同、相关协议、情况说明或者学校批复的材料及发票到资产管理处办理临时资产建账手续，上述材料（或者复印件）将作为临时资产建账的档案资料留存。

6、属于自行研制、外协加工或者改造的固定资产，应当在制作完成并通过验收后，由购置单位经手人持合同、发票及相关手续到资产归口管理部门审核，按照非集中采购方式增加固定资产程序办理固定资产登记建账手续。

7、接收国内、外赠送的固定资产时，接受赠送的单位持赠送单位开具的赠送函或其他证明文件，到资产归口管理部门审核，受赠的固定资产附有发票的，应按发票登记固定资产价值；受赠固定资产没附有发票的，入账价格应当根据当时的市场价格而定，按照非集中采购方式增加固定资产的程序办理固定资产登记建账手续。

8、作为附件入账的固定资产也要粘贴条码标签。

9、固定资产验收单1式4份（使用部门、归口管理部门、资产管理处、财务处各存1份）。

10、固定资产卡片由使用单位资产管理员留存。

11、计算机软件按固定资产单独办理入账手续（随计算机附带的软件除外）。

12、一张发票同时购置仪器设备、低值设备，应当分别办理固定资产和低值易耗品入账登记，金额相符财务处方可给予报账。

13、按合同要求分期付款购置的固定资产，待全部验收合格付首笔款项后，资产使用部门要按照固定资产的总价填写《固定资产验收单》上的单价，办理固定资产登记建账手续。

14、办理图书固定资产登记建账手续时，要按图书上的标价填写《固定资产验收单》上的单价。

15、办理土地固定资产登记建账手续时，要按购置土地的实际价格填写《固定资产验收单》上的单价；对政府划拨的土地，按当地政府的最低定价填写《固定资产验收单》上的单价。

附件：1、固定资产业务流程图